Secrétariat général

Mission

Le secrétariat général poursuit une mission comportant trois secteurs d’activités bien distincts. Pour le premier secteur d’activités, le secrétariat général doit s’assurer que l’ensemble des activités corporatives de la commission scolaire se réalise conformément d’une part, au cadre juridique auquel est soumise la commission scolaire et d’autre part, conformément au cadre du plan stratégique de la commission scolaire.

Les communications constituent le deuxième secteur d’activités où le secrétariat général doit veiller à ce que les communications avec les élèves et leurs parents, le personnel, les partenaires et la communauté soient efficaces et reflétant le respect des valeurs organisationnelles.

Finalement, le secrétariat général est responsable de la gestion documentaire, des archives et des élections scolaires. Il doit voir à ce que ces activités soient conformes aux encadrements en vigueur pour répondre aux besoins de ceux qui en dépendent au quotidien.

Mandat

Pour les activités corporatives : 

  • Le traitement des affaires juridiques et la transmission de l’information  aux différentes unités ;
  • Le soutien aux directions des établissements ;
  • Les diverses séances du conseil des commissaires et du comité exécutif c’est-à-dire la préparation de celles-ci, la tenue et le suivi des séances et les procès-verbaux;
  • Les avis publics et juridiques;
  • L’application de la loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels;
  • La mise à jour du cahier de gestion ( règlements, politiques et procédures );
  • L’application des politiques;
  • La production et la diffusion du rapport annuel de la commission scolaire;
  • La production du rapport relatif à la reddition de comptes des établissements de la commission scolaire;
  • Le traitement des plaintes.
  • La formation continue pour le conseil des commissaires et les conseils d’établissements.

Pour les communications :

  • La mise à jour du site web de la commission scolaire;
  • La planification et la réalisation des activités médiatiques de la commission scolaire tout en considérant également le support aux établissements pour ces mêmes activités;
  • Les événements spéciaux et protocolaires;
  • La production et la diffusion de la chronique « La voie des parents »;
  • La production et la diffusion des comptes rendus de certains comités relevant de la direction générale.

Pour la gestion documentaire, les archives et les élections scolaires : 

  • L’accès à l’information;
  • La protection des renseignements personnels;
  • La gestion des archives ( demandes de relevés de notes, dossiers d’élèves, mise à jour, etc.);
  • La gestion électronique des documents;
  • La gestion et la mise à jour du calendrier de conservation et du plan de classification;
  • La mise à jour et/ou refonte de la carte électorale;
  • La préparation et la tenue des élections scolaires.

Coordonnées

Secrétaire de gestion
Jessica Ouellet jessica.ouellet@cscharlevoix.qc.ca
575, boul. de Comporté
La Malbaie, Québec, G5A 1T5
418 665-3765 poste 3000

Technicienne en documentation
Christelle Lavoie archives@cscharlevoix.qc.ca
575, boul. de Comporté
La Malbaie, Québec, G5A 1T5
418 665-3765 poste 3030

Secrétaire générale
Julie Normandeau julie.normandeau@cscharlevoix.qc.ca
575, boul. de Comporté
La Malbaie, Québec, G5A 1T5
418 665-3765 poste 3006

TRAITEMENT DES PLAINTES

DEMANDE D’ACCÈS À L’INFORMATION

RAPPORT ANNUEL